L’incidenza del costo del carburante sui bilanci aziendali, specialmente per le imprese che basano la propria operatività su una flotta di veicoli, costituisce una delle principali voci di spesa operativa (OpEx). Tale risorsa, per sua natura “liquida” e spesso distraibile, è esposta a un rischio costante di frodi, furti e utilizzi impropri. La gestione di anomalie del genere, oltre ad attenersi alla riduzione dei costi, investe la governance aziendale, la sostenibilità operativa e l’integrità dei dati gestionali.
Il carburante in meno, sia che venga sottratto dai serbatoi o tramite l’abuso di carte carburante, genera un impatto economico immediato che erode i margini. Oltre alla perdita finanziaria diretta, vi sono costi indiretti significativi: il tempo amministrativo speso per le verifiche, le contestazioni con i fornitori e la potenziale sfiducia nei dati di consumo utilizzati per la pianificazione strategica.
Un’azienda che ambisce a un modello di business sostenibile deve necessariamente presidiare tale risorsa, poiché ogni litro sottratto o sprecato si traduce anche in una dispersione di valore e in un danno ambientale non giustificato da attività produttiva. L’adozione di metodologie di controllo rigorose e di tecnologie innovative per la validazione dei consumi è ormai un requisito per la competitività.
L’impatto economico e gestionale delle discrepanze di carburante
Le discrepanze nei consumi di carburante sono una falla nella gestione patrimoniale dell’azienda, non un inconveniente contabile. Il costo visibile è il valore del carburante non utilizzato per scopi aziendali. Meno evidenti, ma altrettanto dannosi, sono gli impatti gestionali.
In primo luogo, si verifica un’alterazione dei key performance indicator (KPI) relativi all’efficienza della flotta. Un calcolo del costo per chilometro (cost/km) o del consumo medio (km/l) falsato da prelievi impropri o errori di registrazione, induce il management a prendere decisioni su dati inaffidabili. Si potrebbe, ad esempio, valutare come inefficiente un veicolo con prestazioni meccaniche ottimali, solo perché soggetto a sottrazioni sistematiche.
In secondo luogo, la gestione amministrativa si complica. La riconciliazione delle fatture delle carte carburante con i registri di viaggio diventa un processo manuale lungo e ad alto rischio di errore, che assorbe risorse che potrebbero essere allocate ad attività a maggior valore aggiunto.
Infine, l’assenza di controlli mina la cultura della responsabilità (accountability) interna. Se le anomalie sono tollerate o non rilevabili, si incentiva un comportamento negligente o, nei casi peggiori, fraudolento. La trasparenza dei dati, al contrario, agisce come deterrente e promuove una gestione virtuosa delle risorse comuni. La sostenibilità economica dell’impresa passa anche dalla capacità di proteggere i propri asset, e il carburante è un asset primario.
Identificare i segnali: le tracce evidenti del furto e delle anomalie
I furti di carburante e le anomalie di consumo lasciano sempre tracce digitali e fisiche. L’abilità del fleet manager risiede nel saperle interpretare tempestivamente, grazie al supporto di sistemi informativi adeguati.
Il primo segnale, il più palese, è il calo improvviso del livello nel serbatoio. I moderni sistemi telematici, collegati via CAN bus o tramite sonde dedicate, registrano il livello di carburante in tempo reale. Un calo verticale del livello, non giustificato dal movimento del veicolo (ad esempio, a motore spento o durante una sosta notturna), è un indicatore quasi certo di sottrazione diretta.
Un secondo indicatore critico è il rifornimento anomalo, che si manifesta in diverse forme, come transazioni in orari e giorni non congrui, rifornimenti notturni o festivi se l’attività non lo prevede. Così come l’uso della carta in luoghi incoerenti, ossia presso stazioni di servizio distanti dai percorsi pianificati; e l’acquisto di quantità sospette, come un volume di carburante superiore alla capacità fisica del serbatoio del veicolo.
Un terzo elemento di analisi è lo scostamento nei consumi medi (km/l). Ogni modello di veicolo, in base al carico e al tipo di percorso, ha un profilo di consumo atteso. Un peggioramento drastico e ingiustificato del rapporto km/l per un singolo mezzo, rispetto alla media della flotta, suggerisce che parte del carburante acquistato non viene convertito in chilometri percorsi.
Infine, vi è l’analisi amministrativa delle transazioni, come la presenza di scontrini doppi o transazioni multiple ravvicinate sulla stessa targa, che possono mascherare rifornimenti a veicoli terzi.
La strategia preventiva: policy chiare e responsabilità definite
La difesa più efficace contro i furti e gli sprechi inizia molto prima dell’installazione di qualsiasi dispositivo tecnologico. Inizia con la definizione di una governance interna. È necessario stabilire una Fuel Policy aziendale chiara, scritta e condivisa con tutti gli operatori.
Tale documento deve definire in modo inequivocabile le procedure di rifornimento. Deve specificare con precisione chi è autorizzato all’uso della carta, solitamente il personale assegnato al veicolo. Deve inoltre indicare dove rifornire, specificare eventuali reti convenzionate o l’uso di depositi interni. È altresì necessario chiarire come registrare la transazione, ad esempio con l’obbligo di inserire il chilometraggio corretto e conservare la ricevuta. Infine, il documento deve esplicitare cosa è vietato, come l’acquisto di beni extra-carburante non autorizzati o il rifornimento di veicoli terzi.
Accanto alle regole, devono essere definite le soglie di allarme e le responsabilità. Il management deve stabilire quali scostamenti percentuali nei consumi sono considerati fisiologici e quali, invece, attivano una procedura di verifica. L’autista deve essere reso responsabile della custodia della carta e della coerenza dei dati immessi. La chiarezza delle regole è il primo deterrente contro i comportamenti opportunistici.
Data cross-checking: l’integrazione tra telematica e carte carburante
Il nucleo della difesa attiva risiede nell’incrocio dei dati. Presi singolarmente, i dati delle carte carburante e i dati della telematica (GPS) hanno un valore limitato. I dati della carta carburante (spesso forniti da compagnie petrolifere o emittenti specializzate) dicono cosa è stato acquistato, quanto è costato e dove (presso quale distributore) è avvenuta la transazione. Mancano, tuttavia, della conferma fisica.
I dati telematici, d’altro canto, certificano la posizione del veicolo, il suo stato (motore acceso/spento) e, se connessi al CAN bus, i dati operativi come il livello del serbatoio e i chilometri percorsi.
La vera verifica di coerenza si ottiene solo dalla sovrapposizione di tali flussi di dati. Il sistema gestionale deve verificare per ogni transazione la coerenza del luogo, controllando che il veicolo si trovasse presso la stazione di servizio indicata. Deve poi validare la coerenza oraria e accertare che la transazione sia compatibile con l’orario di servizio.
Infine, è necessaria una verifica sulla coerenza della quantità, con un confronto tra volume acquistato e vuoto disponibile nel serbatoio come registrato dalla telematica. Un’anomalia genera un allerta immediata per il fleet manager, ad esempio un acquisto di 60 litri a Roma, mentre il GPS posiziona il veicolo a Milano, non è un’anomalia: è la prova di un abuso della carta.
Tecnologie di monitoraggio avanzato e data analysis
L’evoluzione tecnologica ha spostato il controllo da un’analisi passiva (a fine mese, sulla base delle fatture) a un monitoraggio proattivo e in tempo reale. I sistemi moderni utilizzano l’automazione per evidenziare le discrepanze nel momento in cui accadono.
Un esempio è il geofencing applicato ai punti di rifornimento. È possibile definire perimetri virtuali (geofence) attorno ai piazzali aziendali o alle stazioni di servizio autorizzate. Il sistema può così segnalare automaticamente un rifornimento (rilevato da un aumento del livello nel serbatoio) avvenuto al di fuori di una zona autorizzata, o viceversa, una transazione con carta carburante in un’area dove il veicolo non è mai entrato.
Gli alert in tempo reale sono un altro strumento potente. Il sistema può essere configurato per inviare una notifica immediata al manager se una transazione supera una soglia di litri preimpostata, se avviene fuori dall’orario di lavoro o se il sistema rileva un calo del serbatoio a motore spento. Una gestione proattiva del parco veicoli richiede strumenti capaci di aggregare e analizzare flussi di dati complessi.
La capacità di monitorare i consumi di carburante della flotta aziendale attraverso una piattaforma software che consolida le transazioni delle carte e i percorsi GPS, trasforma dati grezzi in intelligence operativa. Ogni anomalia viene così isolata e contestualizzata, e l’analisi dei dati aggregati darà modo di identificare pattern sospetti che potrebbero sfuggire al controllo sulla singola transazione, come consumi costantemente superiori alla media per un determinato autista o veicolo.
Costruire il dossier: come provare legalmente le anomalie
Prevenire è l’obiettivo primario, ma quando l’anomalia si verifica, è essenziale disporre di elementi probatori solidi. Contestare un addebito a un fornitore, avviare un’azione disciplinare interna o presentare una denuncia richiede un dossier inattaccabile, e la tecnologia aiuta a costruirlo. La semplice accusa basata su un sospetto è insufficiente, e la prova si costruisce con la stratificazione di dati certi e non ripudiabili.
Un dossier efficace per contestare un’anomalia dovrebbe includere diversi elementi probatori. Sono necessari i report di viaggio del veicolo, con dati GPS certificati che ne mostrino la posizione. Occorre allegare i log delle transazioni della carta carburante, con tutti i dettagli di data, luogo e importo. Essenziali sono i dati CAN bus o della sonda, specialmente il grafico del livello carburante. Si aggiunge la documentazione fotografica, come le foto degli scontrini o del contachilometri, e, se disponibili, i log firmati dall’autista con le sue dichiarazioni.
Solo attraverso la consolidazione di dati provenienti da fonti diverse (carta, GPS, veicolo, autista) è possibile costruire un caso che isola la responsabilità e giustifica l’azione correttiva, oltre che proteggere l’azienda da contestazioni legali o sindacali.
Oltre il furto: efficienza operativa e sostenibilità
Il controllo rigoroso dei consumi di carburante genera un beneficio che trascende la mera prevenzione dei furti. L’obiettivo finale di una gestione dati evoluta è l’ottimizzazione e l’efficienza.
L’analisi puntuale dei consumi reali, epurata dalle anomalie, svela l’efficienza (o l’inefficienza) dei singoli mezzi. Un veicolo che consuma più della sua media storica, a parità di carico e percorsi, è probabilmente un veicolo che necessita di manutenzione (es. problemi agli iniettori, filtri sporchi, pneumatici sgonfi). Il monitoraggio diventa così uno strumento di manutenzione predittiva.
Allo stesso modo, l’analisi dei percorsi e degli stili di guida (es. accelerazioni brusche, soste a motore acceso) correlata ai consumi, dà al fleet manager gli strumenti per formare gli autisti verso una guida economica e sostenibile.
In conclusione, la gestione del carburante si è trasformata da un semplice controllo amministrativo a un processo strategico basato sui dati. L’integrazione tra policy rigorose, telematica avanzata e piattaforme di analisi dati crea un ecosistema in cui ogni litro di carburante viene tracciato. In tale scenario, il furto e l’abuso diventano difficili da compiere e semplici da provare. L’innovazione nella gestione della flotta abilita una trasparenza totale, che è alla base sia per il risparmio economico, che per una cultura aziendale orientata alla responsabilità e alla sostenibilità operativa.